Ein Portal ist eine Fachanwendung mit Anmeldung

Die meisten Portalprojekte beginnen mit demselben Bild: Unterlagen als Anhang, Rückfragen am Telefon und irgendwo eine Tabelle, in der eine Kollegin nachhält, was noch offen ist.

Das trägt, solange die Vorgänge wenige sind. Sobald der Kunde selbst nachsehen will, ob seine Unterlage angekommen ist, beginnt die Auskunftsarbeit: jemand sucht die Mail, prüft den Stand, ruft zurück. Ein Portal macht den Stand sichtbar, statt ihn auf Anfrage zu ermitteln.

Damit wird aus einer Website eine Fachanwendung. Sie kennt Personen, Rechte und Termine und muss sich an dieselben Regeln halten wie jedes System, in dem Kundendaten liegen. Nach innen gibt es dieselbe Technik als Arbeitsfläche für Formulare und Freigaben imIntranet.

Das Rollenmodell steht vor der Architektur, weil es sich später kaum noch ändern lässt, ohne alles daneben anzufassen. Wir klären zuerst die Gruppen — eigene Mitarbeitende, Kunden, Vertriebspartner —, danach, was jede von ihnen sehen und tun darf und wer einen Zugang wieder entzieht. Solange der Entzug an einer Erinnerung hängt, bleiben Konten offen; wir hängen ihn deshalb an den Vorgang, der ohnehin läuft, wenn ein Vertrag endet.

Jeder Abruf wird protokolliert: welche Kennung, welcher Zeitpunkt, welches Dokument. Behauptet jemand, eine Kündigungsfrist nie gesehen zu haben, liegt die Antwort im System und die Klärung dauert Minuten statt eines Schriftwechsels. Anmeldung, Rechtevergabe und Protokollierung setzen wir nach unserem Informationssicherheitsmanagement gemäß ISO/IEC 27001 auf.

Rollenmodell

Gruppen, Rechte, Vertretung und der Auslöser, der einen Zugang wieder entzieht

Anmeldung und Zugriffsprotokoll

Je Abruf Kennung, Zeitpunkt und Dokument, auswertbar im Streitfall

Vorgangs- und Dokumentenansicht

Stand, Zuständigkeit, Frist und die Fassungen, die vorher galten

Anbindung an das führende System

Überwachte Schnittstelle mit festgelegtem Verhalten bei Ausfall

Löschregeln im System

Frist für Zugangsprotokolle, hochgeladene Dokumente und Sicherungen

Abnahme vor der Freischaltung

Protokoll des Tastatur- und Screenreader-Durchlaufs je Formularstrecke

Stammdaten, Verträge und Vorgangsdaten kommen aus dem System, das sie führt, und Änderungen gehen dorthin zurück. Alles andere endet in zwei Wahrheiten, zwischen denen irgendwann jemand entscheiden muss. Ob dafür eine REST-Schnittstelle, ein Dateiaustausch oder in der Versicherungswirtschaft ein GDV-Datensatz in Frage kommt, hängt an Ihrem Bestandssystem; wie wir solche Anbindungen bauen und überwachen, steht auf der Seite zuSchnittstellen.

Dazu gehört, was geschieht, wenn das führende System nicht erreichbar ist. Wir legen vorher fest, welche Inhalte zwischengespeichert ausgeliefert werden dürfen, welche Aktionen in eine Warteschlange laufen und woran der Nutzer erkennt, dass sein Auftrag angenommen, aber noch nicht verarbeitet ist.

Weil Verbraucher das Portal benutzen, gelten dieselben Anforderungen an die Bedienbarkeit wie für die öffentliche Website davor; wir bauen es nach WCAG 2.1 AA und gehen die Formularstrecken vor der Öffnung mit Tastatur und Screenreader durch, wie es die Seite zur Barrierefreiheitbeschreibt. Betrieben wird es in unserem Rechenzentrum in München oder auf Ihrer Hardware.