Nachweise, die im Prüfungsfall zusammenliegen

Das Verarbeitungsverzeichnis liegt in einer Tabelle, die Maßnahmenübersicht in einem Textdokument, die Auftragsverarbeitungsverträge in einem Ordner im Dateiablagesystem und die letzte Folgenabschätzung im Postausgang der Person, die sie geschrieben hat.

Das Problem ist selten das Erstellen; ein Verzeichnis lässt sich in einigen Wochen aufbauen, und die meisten Häuser haben das längst getan. Das Problem ist das Aktuellhalten: Ein neues Fachverfahren kommt hinzu, ein Dienstleister wird gewechselt, eine Abteilung ändert ihren Ablauf — und in der Tabelle steht weiterhin der Stand von vorletztem Jahr, weil niemand aus dem Tagesgeschäft heraus daran denkt.

Auffällig wird das erst, wenn jemand von außen hineinsieht. Eine Aufsichtsbehörde fragt nach, ein Großkunde schickt einen Fragebogen zur Auftragsverarbeitung, eine betroffene Person verlangt Auskunft und die Frist läuft ab dem Eingang. Dann beginnt das Zusammensuchen, und die eigentliche Arbeit besteht darin, aus verstreuten Dateien einen Stand zu rekonstruieren, den es so nie gab.

Data Agenda hält die Einträge an einer Stelle und verknüpft sie miteinander. Eine Verarbeitungstätigkeit kennt die Systeme, in denen sie stattfindet, die eingesetzten Dienstleister, die dazugehörigen Maßnahmen und die Fristen. Wird ein Dienstleister ausgetauscht, zeigt das System, welche Tätigkeiten davon berührt sind, statt die Suche der Person zu überlassen, die zufällig noch weiß, wo dieser Name überall auftaucht.

Jeder Eintrag trägt seinen Stand, die zuständige Person und die Geschichte seiner Änderungen. Prüfdaten laufen als Wiedervorlage auf, damit die jährliche Durchsicht der Maßnahmen ein Termin ist und keine gute Absicht. Inhaltsdaten der betroffenen Personen liegen nicht im System; geführt werden Beschreibungen — Zwecke, Datenarten, Empfänger, Rollen, Fristen und Maßnahmen.

Externe Datenschutzbeauftragte führen mehrere Häuser in derselben Anwendung, sauber voneinander getrennt. Struktur und Auswertungen bleiben gleich, die Bestände sehen sich gegenseitig nicht.

Was in der linken Spalte steht, tragen die Fachbereiche bei; rechts steht, was das System daraus erzeugt.

Verarbeitungsverzeichnis

Verzeichnis mit Stand, Zuständigkeit und Änderungshistorie

Technische und organisatorische Maßnahmen

Nachweis der Umsetzung mit Prüfdatum je Maßnahme

Auftragsverarbeitung

Übersicht der eingesetzten Verarbeiter samt Vertragsstand

Datenschutz-Folgenabschätzung

Dokumentierte Entscheidung mit Bewertung und Urheber

Betroffenenanfragen

Fristenübersicht mit Bearbeitungsprotokoll

Löschfristen je Datenart

Regelfristen als Grundlage für das Löschkonzept

Das System hält fest, was entschieden wurde. Die Entscheidung selbst trifft die verantwortliche Stelle: welche Verarbeitung zulässig ist, welche Rechtsgrundlage sie trägt, welches Restrisiko das Haus zu tragen bereit ist. Data Agenda macht diese Fragen sichtbar und hält die Antwort samt Datum und Urheber auffindbar; beantworten muss sie jemand, der im Haus dafür geradesteht.

Die Löschfristen aus dem Verzeichnis bleiben zunächst Papier. Ausführbar werden sie dort, wo die betroffenen Systeme stehen, und genau diesen Schritt übernimmt der Löschmanager.