Rechnungsprüfung auf der Zahlerseite

In Versicherungen und Rechtsabteilungen landet die Rechnung einer fremden Kanzlei auf demselben Tisch wie der Vorgang, zu dem sie gehört. Die Zahlungsfrist läuft, während geprüft wird.

Die Prüfung ist Handarbeit. Jede Position wird einem Gebührentatbestand zugeordnet, der Gegenstandswert nachvollzogen, Auslagen und Umsatzsteuer werden gegengerechnet. Erfahrene Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erkennen die typischen Auffälligkeiten in wenigen Minuten; bei Masse führt genau das dazu, dass am Ende nur noch stichprobenartig geprüft wird.

Das zweite Problem ist die Haltbarkeit dieser Arbeit. Wer ein halbes Jahr später wissen will, warum eine Position gekürzt wurde, findet im Vorgang eine kurze Notiz, eine E-Mail an die Kanzlei oder gar nichts. Gegenüber der Innenrevision wiegt dieser Mangel schwerer als die Stichprobe.

Die Rechnung kommt als PDF oder als Scan ins System. Die Texterkennung liest Positionen, Beträge und Bezugsdaten aus, ordnet den Beleg dem Vorgang zu und legt zu jeder Position den zugehörigen Gebührentatbestand daneben. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, wird die Position als offen gekennzeichnet; geraten wird nichts, weil eine falsch zugeordnete Position teurer ist als eine, die jemand von Hand nachsieht.

Danach rechnet das System die Positionen nach und zeigt, wo Rechnung und Regelwerk auseinanderlaufen. Die Texterkennung läuft im selben Netz wie die Anwendung; der Beleg geht zur Verarbeitung nicht an einen externen Dienst. Mit Namen der Beteiligten, Aktenzeichen und dem Gegenstand des Verfahrens auf jeder Seite wäre das eine Weitergabe, die in Ihrem Haus niemand verantworten möchte.

Beleg per Texterkennung eingelesen

Positionen, Beträge und Bezugsdaten am zugehörigen Vorgang

Nachrechnung gegen das RVG

Feststellung je Position mit errechnetem Betrag und Abweichung

Unklare Zuordnung

Vorlage an die Sachbearbeitung statt stiller Annahme

Entscheidung über eine Kürzung

Vermerk mit Urheber, Zeitpunkt und Begründung

Prüfpfad je Rechnung

Nachweis für Innenrevision und Kanzlei

Anbindung an das führende System

Schnittstelle für Vorgangsdaten und Ergebnisse

Was auffällt, geht mit Begründung an die Sachbearbeitung: die betroffene Position, der Betrag, den das System errechnet hat, und die Abweichung dazwischen. Von dort führen die Wege weiter — kürzen, bei der Kanzlei nachfragen oder die Position stehen lassen. Eine automatische Kürzung ohne Freigabe sieht das System nicht vor, und wir würden sie auch nicht nachrüsten. Der Auditor rechnet nach; er beurteilt nicht, ob eine anwaltliche Leistung notwendig war. Wo wir solche Grenzen ziehen, steht unterVerantwortung.

Zu jeder Rechnung bleibt festgehalten, welche Positionen geprüft wurden und wer wann wie entschieden hat. Über viele Vorgänge hinweg entsteht daraus eine Auswertung, welche Positionen wie oft auffallen und wo Kürzungen Bestand haben; brauchbar ist sie vor allem für die Gespräche mit den Kanzleien, mit denen Sie ohnehin dauerhaft zusammenarbeiten. Für den Abgleich von Bestands- und Vertragsdaten mit Vertriebspartnern gibt es mitCASP ein eigenes System.