Was im Rathaus läuft, muss die Aufsicht nachvollziehen können

In der Verwaltung wird jede Entscheidung irgendwann noch einmal angesehen. Ein System, das nur ein Ergebnis zeigt und den Weg dorthin nicht, erzeugt an dieser Stelle Arbeit, statt welche zu sparen.

Rechtsaufsicht, Rechnungsprüfungsamt, Datenschutzbeauftragte und gelegentlich ein Bürger mit Anspruch auf Akteneinsicht stellen dieselbe Frage: Wie ist das zustande gekommen? Protokoll, Zuständigkeit und Frist bauen wir deshalb von Anfang an ein und nicht als Nachrüstung vor der ersten Prüfung.

Verwaltungsdaten bleiben dabei in Deutschland, Anwendungen und Modelle laufen in unserem Rechenzentrum in München oder auf Hardware der Kommune. Eine Auskunft, die im Hintergrund einen Anbieter außerhalb der EU anfragt, lässt sich weder im Verarbeitungsverzeichnis sauber führen noch im Hauptausschuss erklären.

Am häufigsten steht am Anfang ein Vorgang mit zu vielen Stationen: Antrag, Stellungnahme, Freigabe und Bescheid laufen über eine Laufmappe und eine E-Mail-Kette, in der niemand mehr sagen kann, bei wem etwas liegt. Derselbe Ablauf mit Zuständigkeit, Frist und Protokoll ist Handwerk; wie wir vorgehen, steht unterProzessdigitalisierung.

Der zweite Anlass ist die Auskunft. Satzungen, Protokolle und Bebauungspläne liegen im Haus, nur findet niemand die Stelle schnell genug. Ein Modell, das ausschließlich auf diesen Beständen arbeitet und zu jeder Antwort das Dokument nennt, ist hier brauchbarer als ein allgemeiner Chatbot; was es nicht belegen kann, beantwortet es nicht. Technisch ist das eine lokal betriebene KI.

Dazu kommt die Gefahrenabwehr: Lagebilder für Feste, Umzüge und Märkte, anonymisiert ausgewertet, mit Schwellwerten, die vor der Veranstaltung feststehen. Die Planungssicht beschreibtCrowd Management, die der EinsatzkräfteBOS und Einsatzunterstützung.

Aufnahme des Vorgangs

Beschreibung der Datenlage mit verantwortlicher Stelle und Löschfristen

Festgelegte Entscheidungsgrenze

Schriftliche Regel, wo das System vorschlägt und wer zeichnet

Prototyp am echten Vorgang

Lauffähige Anwendung auf Daten des Hauses statt auf Beispieldaten

Unterlage für die Gremien

Technische Beschreibung für Datenschutzbeauftragte, Personalrat und Ausschuss

Betrieb in Deutschland

Installation auf Hardware der Kommune oder Zugang zum Rechenzentrum München

Abschluss des Projekts

Quellcode, Dokumentation und Betriebsanleitung im Eigentum der Kommune

Die erste Kommune, mit der wir eine Auswertung dieser Art gebaut haben, war die eigene. Für die Kerwe hat die Stadt Weinheim gemeinsam mit der Feuerwehr, Prof. Dr. Ralf Otte von der TH Ulm und uns ein Konsortium gebildet. Der Ablauf steht in der Fallstudie zur Kerwe Weinheim. Wer in Weinheim, Mannheim, Heidelberg oder Frankfurt sitzt, kann uns kurzfristig zu einer Sitzung dazuholen, und es kommen dann die Leute, die das System gebaut haben.

Die rechtliche Bewertung gehört nicht in unsere Hand: Rechtsgrundlage, Folgenabschätzung, Personalrat und Aufsicht liegen bei der Kommune, wir liefern die technische Beschreibung dazu, früh genug für eine Gremienvorlage. Löschklassen und Fristen hinterlegen wir nachDIN 66398, und wo die Pflichten aus demNIS2-Umsetzungsgesetz greifen, richten wir Meldewege und Maßnahmen daran aus.