Intranet als Fachanwendung

Ob ein Portal angenommen wird, entscheidet sich am Urlaubsantrag, an der geltenden Reisekostenrichtlinie und am Formular für einen Zugriff.

Wir fangen deshalb dort an und kümmern uns später um die Startseite. Ein Formular, das den nächsten Schritt kennt, die Vertretung berücksichtigt und den Stand anzeigt, spart im ersten Monat mehr Zeit als jeder Umbau der Navigation. Hinter jedem Formular steht dabei ein Vorgang mit Zuständigkeit, Frist und Protokoll, wie ihn die Prozessdigitalisierung beschreibt: ein Datensatz mit eigener Geschichte, dessen Weg sich Monate später nachlesen lässt.

Portale verwahrlosen, weil für die Pflege niemand zuständig ist. Deshalb bekommt jeder Inhalt beim Anlegen eine verantwortliche Rolle, ein Datum, ab dem er gilt, und eine Wiedervorlage. Meldet sich der Fachbereich zur Wiedervorlage nicht, verliert das Dokument seinen Gültigkeitsvermerk und rutscht in der Suche nach unten, statt weiterhin als geltender Stand zu erscheinen. Das ist unbequem und hält Richtlinien über Jahre aktuell.

Die Suche muss dazu Berechtigungen kennen. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, darf es auch im Trefferbild nicht sehen, weil bereits Titel und Textausschnitt verraten, worum es geht. Bei Personalunterlagen, Betriebsvereinbarungen im Entwurf oder Vorgängen mit Personenbezug entscheidet sich daran, ob das Portal datenschutzkonform betrieben werden kann.

Ein zweites Passwort für das Intranet ist der sicherste Weg, es unbenutzt zu lassen. Die Anmeldung läuft gegen Ihr vorhandenes Verzeichnis, und die Rollen im Portal ergeben sich aus den Gruppen, die dort schon gepflegt werden. Wer das Haus verlässt, verliert alle Zugänge an einer Stelle, und ein Abteilungswechsel ändert die Sicht auf das Portal, sobald die Gruppe angepasst ist. In gewachsenen Portalen ist das Gegenteil der häufigste Befund: Menschen sehen Jahre nach dem Wechsel noch die Unterlagen ihrer alten Abteilung.

Betrieben wird das Portal in unserem Rechenzentrum in München oder auf Ihrer eigenen Hardware, was die Inhalte bei einem System mit Personalunterlagen und laufenden Vorgängen im Haus hält. Gebaut wird nach WCAG 2.1 AA und vor der Abnahme geprüft, weil auch Kolleginnen und Kollegen mit Tastatur, Screenreader oder starker Vergrößerung damit arbeiten.

Formularstrecken mit Freigabeweg

Antrag, Vertretung und Stand als Vorgang statt als Anhang im Postfach

Redaktionsmodell

Je Inhalt eine verantwortliche Rolle, ein Gültigkeitsdatum und eine Wiedervorlage

Suche mit Rechteprüfung

Die Trefferliste zeigt nur, was die angemeldete Rolle öffnen darf

Anbindung an Ihr Verzeichnis

Anmeldung und Rollen aus den Gruppen, die Sie ohnehin pflegen

Prüfbericht Barrierefreiheit

Befunde nach WCAG 2.1 AA, jeder mit Nachweis der Behebung

Übergabe an Ihre IT

Anleitung für Wartungsfenster, Sicherung und Aktualisierung

Hinter den Formularen stehen die Abläufe. Nach außen kommt dieselbe Technik für Kunden und Partner zum Einsatz, geprüft wird in beiden Fällen auf Barrierefreiheit.

• ProzessdigitalisierungDie Abläufe hinter den Formularen: Zuständigkeit, berechnete Frist, Entscheidung und Protokoll je Schritt.
• KundenportaleDieselbe Technik nach außen, für Kunden und Partner statt für die eigene Belegschaft.
• BarrierefreiheitWas WCAG 2.1 AA im Detail verlangt und wie eine Prüfung abläuft.