Systeme, die aus unserer eigenen Arbeit entstanden sind

Am Anfang stand jedes Mal ein Haus mit einem Vorgang, der zu oft von Hand lief und sich im Prüfungsfall nicht sauber belegen ließ.

Gelöst haben wir diese Vorgänge zunächst als Auftragsentwicklung. Sah derselbe Ablauf danach in weiteren Häusern nahezu gleich aus, haben wir die Lösung herausgelöst und in die eigene Pflege übernommen. Jede Funktion lässt sich deshalb an einem echten Vorgang begründen, und der Zuschnitt bleibt eng: Ein System deckt einen Vorgang ab und hört dort auf, wo das nächste Fachverfahren anfängt. Der INVOICE-Auditor führt keine Schadenakte, CASP führt keine Verträge.

Betrieben werden die Anwendungen in unserem Rechenzentrum in München oder auf Ihrer Hardware; in beiden Fällen verlassen die Daten den vereinbarten Ort nicht, auch nicht über einen externen Dienst für Suche oder Texterkennung. Für Entwicklung und Pflege gilt dasselbe nach ISO/IEC 27001 zertifizierte Managementsystem wie für unsere Auftragsprojekte, sieheInformationssicherheit.

Die Herkunft liegt teils in der Versicherungswirtschaft, teils im Datenschutzbetrieb. Verbunden sind die Anwendungen durch die Frage am Ende: Lässt sich nachvollziehen, was das System getan hat und wer entschieden hat?

• INVOICE-AuditorPrüft Anwaltsrechnungen per OCR gegen das RVG.
• DatenschutzmanagerFührt VVT, TOMs und die übrigen Rechenschaftspflichten der DSGVO.
• CASPTauscht Bestands- und Vertragsdaten über GDV-Formate und Webservices.
• LöschmanagerBildet Löschregeln und Protokolle nach DSGVO und DIN 66398 ab.

Aufnahme des Vorgangs

Festlegung, was das System übernimmt und was im Haus bleibt

Anschluss an die führenden Systeme

Schnittstelle mit Dokumentation

Rollen und Freigaben

Rechtekonzept, abgenommen vor dem ersten Datensatz

Einrichtung und Abnahme

Testfälle und Abnahmeprotokoll

Betrieb in München oder bei Ihnen

Umgebung mit benannter Zuständigkeit

Pflege und Erweiterung

Änderungen aus demselben Team, das entwickelt hat

Die Systeme erfassen und rechnen nach, und sie halten fest, was dabei herausgekommen ist. Von sich aus kürzen sie keine Rechnung, geben keinen Bestand frei und löschen nichts an der zuständigen Person vorbei. Welche Frist trägt, welche Rechtsgrundlage passt und welche Rechnungsposition berechtigt ist, entscheidet die verantwortliche Stelle bei Ihnen, meist gemeinsam mit Datenschutzbeauftragtem oder Rechtsabteilung. Wie sich das schriftlich festhalten lässt, beschreibt Verantwortung.

Ob eine Anwendung zu Ihrem Haus passt, hängt am Zuschnitt Ihres Vorgangs. Deckt er sich mit dem, wofür sie gebaut wurde, ist die Einführung eine Frage von Wochen. Weicht er in der Mitte ab, entsteht eine Sonderfassung, die bei jeder Aktualisierung nachgezogen werden will und deren Pflege niemand eingeplant hat. Deshalb sehen wir uns den Ablauf an, bevor jemand ein Angebot schreibt, und raten im Zweifel zu einer eigenenEntwicklung.