Eine Löschregel, die das System selbst ausführt

Die Norm liefert einen kleinen, sehr brauchbaren Baukasten. Die Begriffe wirken spröde, aber jeder von ihnen beantwortet eine Frage, die im Betrieb sonst offen bleibt.

Eine Löschklasse fasst Datenarten zusammen, die dasselbe auslösende Ereignis und dieselbe Frist haben. Der Startzeitpunkt ist dabei der wichtigste Begriff der ganzen Norm: nicht der Tag der Speicherung, sondern das Ereignis, ab dem die Frist läuft — das Ende eines Vertrags, die letzte Zahlung, der Abschluss eines Vorgangs. Die Regelfrist ist die Dauer bis zur Löschung, abgeleitet aus Aufbewahrungspflichten, Verjährung und Zweck.

Dazu kommen die Teile, die den Betrieb betreffen. Die Umsetzungsregel hält fest, wer in welchem System mit welchem Verfahren löscht. Wo Löschen ausgeschlossen ist, etwa wegen eines laufenden Verfahrens, tritt an ihre Stelle eine Sperre, die den Zugriff einschränkt und einen Grund trägt. Am Ende steht das Löschprotokoll, das festhält, was durch welchen Lauf tatsächlich entfernt wurde. Wer bei den Fristen beginnt statt beim Verzeichnis, sortiert später alles noch einmal.

Links steht, was wir tun, rechts das Ergebnis, das Sie danach vorlegen können.

Verarbeitungsverzeichnis übernommen oder aufgebaut

Datenarten, Zwecke und Systeme als Grundlage des Konzepts

Datenarten zu Löschklassen zusammengefasst

Überschaubare Zahl von Klassen mit gleichem Startzeitpunkt und gleicher Frist

Regelfristen Ihrer Rechtsabteilung abgebildet

Je Klasse ein auslösendes Ereignis und eine Dauer bis zur Löschung

Startzeitpunkt und Frist als Felder im Datenmodell hinterlegt

Geplanter Lauf, der die Regeln ohne Handarbeit auswertet

Erster Durchlauf im Berichtsmodus

Liste der Datensätze, die entfallen würden, geprüft von der Fachabteilung

Sperren und Protokollierung eingerichtet

Begründete Ausnahmen und ein Löschprotokoll zu jedem Lauf

Die häufigste Ursache ist eine Frist ohne definiertes auslösendes Ereignis. „Zehn Jahre nach Vertragsende" lässt sich rechnen, „zehn Jahre" allein nicht. In fast jedem vorhandenen Konzept steht mindestens eine Klasse dieser Art, und sie fällt erst auf, wenn jemand versucht, sie in eine Abfrage zu übersetzen.

Der zweite Punkt sind Sicherungen, Archive und Kopien. Ein Datensatz verschwindet aus der Anwendung und liegt weiterhin in der Sicherung des letzten Monats, in einem Export oder als Anhang in einem Postfach. Beherrschbar wird das erst, wenn geregelt ist, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden und wie mit einem Rücksprung umgegangen wird, der gelöschte Daten zurückbringt. Diese Regelung fehlt häufig, weil sie zwischen Datenschutz und IT-Betrieb liegt. Für Schnittstellen gilt dasselbe: Was an ein Drittsystem übertragen wurde, muss auch dort gelöscht werden.

Wie lange aufbewahrt werden muss, legen wir nicht fest; ob eine Frist sechs oder zehn Jahre läuft, entscheidet Ihre Rechtsabteilung. Unsere Arbeit beginnt eine Stufe darunter: Wir bilden die Entscheidung als Regel ab, führen sie aus und protokollieren das Ergebnis.

Der erste Durchlauf geht bei uns immer im Berichtsmodus, weil der teuerste Fehler in diesem Bereich eine zu weit gefasste Klasse ist. Die Verbindung zum Verarbeitungsverzeichnisstellen wir technisch her, damit eine neue Verarbeitung nicht ohne Löschklasse in Betrieb geht. Wer für diese Regeln kein eigenes System bauen will, findet mit dem Löschmanager ein fertiges.