Ein Modell verarbeitet personenbezogene Daten wie jede andere Anwendung auch. Ort, Zweck, Frist, Löschung und Protokoll setzen wir technisch um, statt sie zu beschreiben.
Ein Modell ist ein Verarbeitungsvorgang
Die häufigste Schwachstelle ist kein technisches Versäumnis. Es ist ein fehlender Eintrag: Die KI läuft als Fußnote einer bestehenden Anwendung mit.
Sobald ein Modell mit Personaldaten, Kundendaten, Schriftverkehr oder Bewerbungen arbeitet, entsteht ein eigener Verarbeitungsvorgang mit eigenem Zweck, eigenen Datenkategorien und eigener Frist. Wir führen ihn als eigenen Eintrag und liefern die technischen Angaben zu: welche Felder in das Modell gehen, wo sie zwischengespeichert werden und wer die Ergebnisse zu sehen bekommt.
Die Zweckbindung beschreiben wir dabei nicht nur, wir setzen sie in der Anwendung durch. Ein Modell, das für die Vorsortierung eingehender Post zugelassen ist, bekommt keinen Zugriff auf den Personalbestand, auch wenn beides in derselben Datenbank liegt. Den vollständigen Datenschutzbetrieb mit Verzeichnis, technischen und organisatorischen Maßnahmen und Betroffenenrechten behandelt die Seite zum DSGVO-Betrieb.
KI-generiertes Bild
Löschfristen für Verläufe und Zwischenspeicher
Der sichtbare Teil einer KI-Anwendung ist die Antwort. Daneben entstehen Eingabeverläufe, Zwischenstände, Indizes über Ihre Dokumente, Protokolle und Zwischenspeicher für wiederkehrende Anfragen. Jeder dieser Bestände enthält denselben Personenbezug wie die Quelldaten und fällt damit unter dieselben Löschpflichten. In Projekten, die wir zur Zweitmeinung bekommen, ist genau das die Lücke: Die Fachdaten haben eine Frist, die Verläufe des Modells nicht.
Wir vergeben deshalb für jeden Bestand eine Löschklasse mit Frist, angelehnt an DIN 66398 und an das Löschkonzept, das im Haus ohnehin gilt. Der Löschlauf läuft automatisch und schreibt ein Protokoll, damit die Löschung belegbar ist. Das zahlt sich bei Auskunftsersuchen aus, denn eine Auskunft ist erst vollständig, wenn sie auch die Verläufe umfasst. Wie Löschklassen aufgebaut sind, steht unterLöschkonzept.
Was die Datenschutzakte danach enthält
Eintrag für das Verarbeitungsverzeichnis
Zweck, Datenkategorien, Empfänger und Frist, formuliert und zugeliefert
Feldliste der Verarbeitung
Welche Felder in das Modell gehen und wo sie zwischenliegen
Löschklassen nach DIN 66398
Eine Frist je Bestand, auch für Verläufe, Indizes und Zwischenspeicher
Automatischer Löschlauf
Ein Protokoll, das die Löschung belegt
Auszug für Auskunftsersuchen
Alle Läufe zu einer Person mit Eingabe, Modellstand und Freigabe
Viele Häuser scheitern an KI nicht an der Verordnung, sondern an ihren eigenen Verträgen. Mandats-, Rahmen- und Verwaltungsverträge untersagen regelmäßig jede Verarbeitung außer Haus. Eine Schnittstelle zu einem Anbieter im Ausland ist damit ausgeschlossen, unabhängig von den Standardvertragsklauseln.
Bleibt die Verarbeitung im eigenen Serverraum oder auf unseren Münchner Maschinen, endet diese Diskussion. Es gibt keinen Transfer, der zu rechtfertigen wäre, keine Prüfung des Empfängerlandes und keine Abhängigkeit von Bedingungen, die ein Anbieter einseitig ändern kann. Rechte, Mandantentrennung und Protokollierung liegen dort, wo auch die Verantwortung liegt.
Die rechtliche Bewertung leistet diese Seite nicht. Ob eine Verarbeitung zulässig ist, welche Rechtsgrundlage sie trägt und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig wird, entscheidet Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihre Rechtsabteilung. Wir liefern die technischen Angaben, die diese Bewertung braucht, und setzen ihr Ergebnis anschließend im System durch.
Wo der Datenschutz weitergeht
Der laufende Datenschutzbetrieb, die Fristenlogik dahinter und die Betriebsart, die beides erst einfach macht.
Kurze Antworten auf die Fragen, die vor einem ersten Gespräch meist geklärt werden.
Ist ein lokaler Betrieb automatisch DSGVO-konform?
Nein. Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Rollen, Löschfristen und Betroffenenrechte bleiben erforderlich. Der lokale Betrieb vereinfacht vor allem die Kontrolle über Empfänger und Verarbeitungsort.
Welche Datenschutzunterlagen gehören zu einem KI-System?
Typischerweise gehören eine Systembeschreibung, der Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschregeln und je nach Risiko eine Folgenabschätzung dazu.
Prüfen wir Ihren Anwendungsfall
Sagen Sie uns, welche Datenkategorien in das Modell sollen. Wir sagen Ihnen, was dafür im Verzeichnis und im Löschkonzept stehen muss.
